कार्यालय आदेश | office order

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कार्यालय आदेश:

कार्यालय आदेश को अंग्रेजी में office order कहा जाता है। यह किसी कार्यालय के आंतरिक प्रशासन से संबद्ध होता है। इसमें किसी सरकारी विभाग द्वारा अपने नीचे के कार्यालयों अथवा किसी कार्यालय द्वारा अपने यहाँ कार्यरत अधिकारियों / कर्मचारियों के लिए समय-समय पर जारी किये गए आदेशों की सूचना होती है। यह कार्यालय के सभी / कुछ / किसी एक कर्मचारी से संबंधित हो सकता है।

इसके अंतर्गत प्रायः निम्नलिखित सूचनाएं होती हैं-

  1. कार्यालयों में नये पदों पर नियुक्तियों की सूचना।
  2. सरकार द्वारा भेजी गयी सामान्य सूचना की जानकारी।
  3. कार्यालय द्वारा बनाये गये नये नियमों की जानकारी।
  4. एक अनुभाग से दूसरे अनुभाग में किये गये स्थान्तरण की सूचना।
  5. कार्यालय में कार्यरत कुछ कर्मचारियों द्वारा भविष्य निधि से मांगे गये अग्रिम ऋण की स्वीकृति।
  6. आकस्मिक और प्रतिबंधित अवकाश को छोड़कर सभी प्रकार के छुट्टीयों की स्वीकृति।
  7. किसी या कुछ कर्मचारियों को चेतावनी।
  8. कार्यालय के कर्मचारियों के बीच काम का बंटवारा।

कार्यालय आदेश की विशेषताएं:

  1. यह अधिकारीयों एवं कर्मचारियों दोनों के लिए लिखा जा सकता है।
  2. कार्यालय आदेश सदैव अन्य पुरुष और एक वचन में लिखा जाता है।
  3. यह औपचारिकता से से पूर्णत: मुक्त होते हैं।
  4. कार्यालय आदेश में प्रेषक, संबोधन, विषय और अधोलेख (भवदीय) आदि नहीं होते।
  5. इसमें सूचनापरक भाषा का प्रयोग होता है।
  6. कार्यालय आदेश सदैव ज्ञापन शैली में लिखे जाते हैं।

ज्ञापन तथा कार्यालय आदेश में अंतर:

ज्ञापन का प्रयोग कर्मचारियों एवं कार्यालयों या विभागों को ऐसी सूचनाएं देने के लिए किया जाता है जो पूर्ण रूप से आदेश नहीं होते। वहीं कार्यालय आदेश द्वारा अधीनस्थ कर्मचारियों एवं विभागों को सभी प्रकार की सूचनाएं एवं आदेश दिए जा सकते हैं। दूसरा प्रमुख अंतर यह है कि जहाँ कार्यालय आदेश कार्यालय या विभाग या उससे संबंधित कर्मचारियों को भेजे जाते हैं वहीं ज्ञापन कार्यालय के बाहर उन व्यक्तियों के पास भी भेजे जा सकते हैं जो न कार्यालय के कर्मचारी होते हैं और न ही किसी अन्य रूप में उससे संबद्ध होते हैं।

कार्यालय ज्ञापन तथा कार्यालय आदेश में समानता:

कार्यालय ज्ञापन तथा कार्यालय आदेश दोनों की लेखन शैली एक जैसी होती है। दोनों ही तटस्थ एवं निर्वैतिक रूप में अन्य पुरुष एकवचन में लिखे जाते हैं। दोनों में ही प्रेषक, संबोधन तथा स्वनिर्देश आदि नहीं होते हैं।

कार्यालय ज्ञापन तथा कार्यालय आदेश में अंतर:

कार्यालय ज्ञापन का प्रयोग समकक्ष मंत्रालयों, प्रतिष्ठानों, कार्यालयों या विभागों के बीच होता है जबकि कार्यालय आदेश का प्रयोग अधीनस्थ कर्मचारियों, कार्यालयों या विभागों के लिए होता है।

कार्यालय आदेश के अंग:

कार्यालय आदेश के निम्नलिखित अंग हैं-

1. संख्या:

कार्यालय आदेश में सर्वप्रथम सबसे ऊपर मध्य में सं. (पत्र संख्या) लिखा जाता है।

2. प्रेषक का नाम:

पत्र संख्या लिखने के बाद, उसके ठीक नीचे मध्य में भेजने वाली सरकार का नाम लिखा जाता है। उसके बाद कार्यालय, विभाग या संस्था का नाम लिखा जाता है; जैसे-

सं. 703 / 2022-23 (स)

भारत सरकार

रक्षा मंत्रालय

3. स्थान एवं तिथि:

कार्यालय, विभाग या संस्था के नीचे दाईं ओर पहले स्थान फिर तिथि लिखा जाता है; जैसे-

नई दिल्ली, दिसंबर 20, 2023

4. कार्यालय आदेश:

स्थान एवं तिथि के नीचे ठीक मध्य में मोटे अक्षरों में ‘कार्यालय आदेश’ लिखा जाता है; जैसे-

कार्यालय आदेश

5. विषयवस्तु:

‘कार्यालय आदेश’ के बाद पत्र का विषयवस्तु अर्थात सूचना या जानकारी आदि लिखा जाता है। विषयवस्तु को अन्य पुरुष एकवचन में तटस्थ एवं निर्वैक्तिक शैली में लिखा जाता है।

6. हस्ताक्षर और नाम:

कार्यालय आदेश में स्वनिर्देश नहीं होता। विषयवस्तु लिखने के बाद दाईं ओर संबंधित अधिकारी का हस्ताक्षर होता है। हस्ताक्षर के नीचे कोष्टक में अधिकारी का नाम लिख दिया जाता है।

7. पदनाम:

अधिकारी के हस्ताक्षर और नाम के बाद उसके ठीक नीचे उस अधिकारी का पदनाम लिखा जाता है। ; जैसे-

हस्ताक्षर

(सारिका चौधरी)

अवर सचिव

8. प्रतिलिपि:

पत्र की समाप्ति पर बायीं ओर, यदि किसी को भेजना जरुरी है तो प्रतिलिपि लिखने के बाद अगली पंक्ति में उन अधिकारीयों, कर्मचारियों या विभागों के नाम लिख दिए जाते हैं। वहीं यदि वह आदेश या सूचना सभी कर्मचारियों या कर्मचारियों के लिए है तो वहां पर- ‘समस्त विभागीय अधिकारीयों / कर्मचारियों के लिए’ लिख दिया जाता है; जैसे-

प्रतिलिपि

रक्षा मंत्रालय के सभी अधिकारी एवं अनुभाग

कार्यालय आदेश का प्रारूप:

कार्यालय आदेश का प्रारूप सीधा-सादा होता है। इसमें अन्य आलेखनों की तरह तकनीकी जटिलता नहीं होती है। सरल एवं स्पष्ट शब्दों में इसे लिखा जाता है-

कार्यालय आदेश का नमूना:

FAQ:

Q. कार्यालय आदेश से आप क्या समझते हैं?

Ans. कार्यालय आदेश वह पत्राचार है जिसमें अपने अधीन कर्मचारियों, कार्यालयों या विभागों को आतंरिक प्रशासन संबंधी आदेश या सूचनाएं जारी की जाती हैं। यह किसी एक या एक से अधिक कर्मचारी, कार्यालय या विभाग से भी संबंधित हो सकता है।

Q. कार्यालय आदेश किस लिए भेजे जाते हैं?

Ans. कार्यालय आदेश छुट्टी कि मंजूरी, नियुक्ति, पदोन्नति, स्थायीकरण, स्थानांतरण, निलंबन, सेवानिवृत्ति, कार्य का विभाजन आदि के लिए भेजे जाते हैं।

Q. कार्यालय आदेश में सबसे ऊपर क्या लिखा जाता है?

Ans. कार्यालय आदेश में सबसे ऊपर मध्य में स. (फाइल संख्या) लिखी जाती है।

Q. कार्यालय आदेश में कौन सी भाषा शैली होती है?

Ans. कार्यालय आदेश में सूचनापरक भाषा का प्रयोग होता है। यह सदैव ज्ञापन शैली में लिखे जाते हैं।

Q. कार्यालय आदेश कौन जारी कर सकता है?

Ans. कार्यालय आदेश पत्र को किसी कार्यालय या विभाग का वरिष्ठ अधिकारी ही जारी कर सकता है।